Ser eficiente y eficaz
Cada día hay un millón de cosas que reclaman tu atención y puedes sentir que has fracasado si no has conseguido hacer todo lo que tenías en tu lista de tareas pendientes. ¿Cómo podemos encontrar el equilibrio entre ser eficientes y eficaces?
Por supuesto, la eficiencia significa alcanzar la máxima productividad con el mínimo esfuerzo y/o gasto innecesario. La eficacia, por otro lado, es el grado en que algo tiene éxito en producir el resultado deseado. Prefiero no malgastar mi tiempo y energía en ser eficiente en una tarea o proceso que no es el mejor uso de mi tiempo. Sin embargo, tampoco quiero centrar todo mi tiempo en obtener un resultado satisfactorio sin tener en cuenta el coste de los recursos. Existen estrategias que pueden ayudar a mejorar la eficiencia y la eficacia.
El primer paso es priorizar tus tareas más importantes. No basta con tener una lista de tareas pendientes. Técnicamente, podrías pasar todo el día tachando cosas de tu lista, lo que puede parecer muy eficiente, pero no es tan eficaz si no te centras en las tareas que van a tener mayor impacto. Ten en cuenta la matriz de Eisenhower: lo que realmente debes hacer es centrar tu tiempo en lo que es «urgente e importante», así como en lo que «no es urgente, pero también es importante». Reserva tiempo en tu calendario para los proyectos importantes conocidos según su urgencia.
Algunos proyectos requerirán mucho tiempo y esfuerzo mental. No hay forma de evitarlo. Asegúrate de programar este trabajo en un momento óptimo en el que tengas energía, que suele ser por la mañana para la mayoría. Siendo realistas, es posible que estos proyectos deban dividirse en objetivos más pequeños y manejables, así que dedica algo de tiempo a la fase de planificación en lugar de quedarte sin tiempo. Evita todas las distracciones durante este tiempo, incluidos los correos electrónicos, los mensajes de texto y las redes sociales. Surgirán asuntos inesperados y urgentes, así que deja un margen suficiente en tu agenda para poder abordarlos si es necesario.
Durante estos bloques de trabajo programados, inevitablemente te vendrán a la mente pensamientos relacionados con otros proyectos o asuntos que requieren tu atención. Puede resultar tentador intentar realizar varias tareas a la vez, pero debes resistirte a ese impulso. La ciencia es clara al respecto: no se pueden utilizar los mismos recursos mentales para dos tareas diferentes. Cuando se cambia de una tarea a otra, se pierde un tiempo valioso tratando de volver a concentrarse. Serás mucho más eficiente y eficaz si dejas la segunda tarea para cuando hayas terminado la primera. Si te preocupa que se te olvide, acostúmbrate a tener a mano una lista de seguimiento para que puedas simplemente anotar la idea y volver a ella más tarde.
Otra clave para gestionar la eficiencia y la eficacia es tomar descansos. Esto puede parecer contradictorio, pero los descansos son necesarios para gestionar la energía, lo que en última instancia te permite ser más productivo. Puede ser algo tan sencillo como levantarse cada 30 minutos y dar un paseo rápido de 10 minutos cada 2 horas. También hay que recargar energías de vez en cuando. Asegúrate de hacer suficiente ejercicio, llevar una alimentación equilibrada, beber agua y mantener las relaciones sociales.
Por último, reserva tu energía y tu tiempo para las decisiones y los proyectos importantes y urgentes. Las cosas sin importancia pueden esperar o delegarse.
Por la Dra. Siquilla Liebetrau, Psy.D., HSPP
Vicepresidenta de Servicios Clínicos
Bowen Health
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